Minha empresa tem dados, mas não sei o que fazer com eles

Se a sua empresa tem dados e você não sabe o que fazer com eles, comece por uma decisão que precisa tomar nos próximos meses. Transforme essa decisão numa pergunta que os números conseguem responder, descubra quais dados respondem a ela e junte só esses. Organizar todos os dados primeiro, para depois ver o que eles dizem, costuma terminar em relatórios que ninguém usa.

Quase toda empresa já tem mais informação do que imagina: notas fiscais no ERP, negociações no CRM, planilhas de metas, histórico de pedidos. O que falta, na maioria dos casos, é ligar esses registros a uma decisão concreta.

Sinais de que os dados não estão virando decisão

Vale olhar para a rotina da empresa e ver quantos destes pontos aparecem:

• Relatórios chegam todo mês, e nada muda depois que alguém lê.
• O comercial e o financeiro têm números diferentes para o mesmo faturamento.
• Uma pergunta simples, como “quanto vendemos para clientes novos neste semestre?”, leva dias para ser respondida.
• Metas, descontos e prioridades de visita são definidos pela experiência de quem está há mais tempo na empresa.
• Existe um painel cheio de gráficos, mas nenhuma decisão ligada a ele.

Se três ou mais soam familiares, a empresa provavelmente já tem dados suficientes. O que falta é ligá-los às decisões.

Por que isso acontece

Os sistemas foram feitos para registrar

O ERP existe para emitir nota, controlar estoque e fechar o caixa. O CRM existe para acompanhar negociações. Nenhum dos dois foi montado para responder por que um cliente comprou menos ou qual região está perdendo espaço. A informação está lá, mas guardada do jeito que serve à operação.

Ninguém definiu a pergunta

Sem uma pergunta, qualquer análise vira uma lista de números. É por isso que tantos relatórios mostram faturamento por mês, por vendedor e por produto, e mesmo assim não ajudam a decidir nada: eles descrevem, mas não comparam nada com uma expectativa.

Os sistemas não conversam

É comum o mesmo cliente ter um código no ERP, outro nome no CRM e um terceiro jeito de aparecer na planilha do vendedor. Cruzar essas fontes à mão toma tanto tempo que a análise fica para depois.

Indicadores demais

Quando a empresa acompanha tudo, fica difícil saber o que priorizar. Um painel com trinta indicadores obriga quem lê a descobrir sozinho o que importa, e quase ninguém tem tempo para isso.

Um roteiro para começar

Transformar dados em decisão é o trabalho do MKS Intelligence, o projeto da MKS que conecta os dados da empresa, a análise e o plano de ação. Mas dá para dar os primeiros passos por conta própria.

1. Liste as decisões dos próximos meses

Anote as decisões que a empresa precisa tomar nos próximos três a seis meses. Por exemplo: em quais clientes a equipe comercial deve concentrar as visitas, qual linha de produto merece mais esforço, qual meta faz sentido para o próximo trimestre, onde vale rever preço.

2. Escolha uma e transforme em pergunta

Pegue a decisão mais urgente e escreva a pergunta que ajudaria a tomá-la. “Onde concentrar as visitas?” vira “quais clientes compravam com regularidade e reduziram as compras nos últimos seis meses?”. Uma boa pergunta cita um período, um grupo e uma comparação. “Como estão as vendas?” é ampla demais para qualquer planilha. “Quais regiões venderam menos da linha C neste semestre do que no anterior?” dá para responder numa tarde.

3. Descubra quais dados respondem

Para cada pergunta, veja quais dados você precisa e onde eles costumam estar:

Pergunta	Dados necessários	Onde costumam estar
Quais clientes estão comprando menos?	Pedidos por cliente, com data e valor	ERP
Qual linha de produto cresce e qual cai?	Vendas por produto e por mês	ERP
Onde as negociações travam?	Etapa e motivo de perda de cada proposta	CRM
Quais vendedores atendem quais regiões?	Carteira por vendedor	CRM ou planilha comercial

Se o dado não existe, a própria pergunta já mostra o que vale começar a registrar.

4. Junte o mínimo necessário

Monte uma planilha só com as colunas que a pergunta pede, de preferência com 12 a 24 meses de histórico. Não precisa integrar sistemas nem limpar a base inteira. Resolva as duplicidades que atrapalham essa pergunta e siga.

5. Compare, em vez de só somar

Um número sozinho diz pouco. O que mostra alguma coisa é a comparação: este semestre com o anterior, uma região com outra, um cliente com clientes parecidos com ele.

Um exemplo hipotético, só para ilustrar o raciocínio. Uma empresa quer saber onde está perdendo vendas e compara o faturamento por região e por linha de produto, primeiro semestre contra o segundo semestre do ano anterior:

Região	Linha A	Linha B	Linha C
Sul	+4%	+2%	−18%
Sudeste	+6%	−1%	+3%
Centro-Oeste	+1%	+5%	+2%

O total da empresa pode até estar estável, mas a comparação aponta um lugar específico: a linha C no Sul. A pergunta seguinte fica bem mais fácil de investigar. Mudou o vendedor da região? Entrou um concorrente? Houve falta de produto?

6. Termine com uma ação e uma data

Toda análise deve acabar numa ação com responsável e numa data para conferir o efeito. No exemplo, a ação pode ser uma conversa com os principais clientes da linha C no Sul, com uma nova leitura dos números em 60 dias. Sem essa data, ninguém confere se a ação funcionou.

O que não fazer primeiro

1. Comprar uma ferramenta de BI antes de saber a pergunta. Sem ela, o painel mostra números que ninguém sabe como usar.
2. Tentar organizar todos os dados da empresa de uma vez. O projeto cresce, demora e costuma ser abandonado antes de ajudar em alguma decisão.
3. Montar um painel com dezenas de indicadores. Comece com os poucos números ligados à decisão escolhida.

Perguntas frequentes

Preciso de um sistema de BI para começar?

Não. Uma planilha bem montada responde à maioria das primeiras perguntas. A ferramenta faz sentido depois, quando você já sabe quais números acompanhar e com que frequência.

Meus dados estão bagunçados. Dá para começar assim mesmo?

Dá. Em vez de arrumar a base inteira, arrume só o que a primeira pergunta precisa. Esse recorte costuma mostrar quais problemas de cadastro realmente atrapalham e quais podem esperar.

Quem na empresa deve fazer essa análise?

De preferência, duas pessoas juntas: quem vai tomar a decisão e quem tem facilidade com planilha. Quem decide garante que a pergunta é a certa e que a resposta vai ser usada. Quem monta a planilha garante que os números batem. Quando a análise fica só com uma das duas, ela costuma sair tecnicamente certa e sem uso, ou útil e com números errados.

Quantos indicadores devo acompanhar?

Poucos, e cada um ligado a uma decisão. Se ninguém sabe dizer o que faria de diferente caso um indicador subisse ou caísse, ele provavelmente não precisa estar no painel.

Quando vale pedir ajuda

Se os dados estão espalhados entre ERP, CRM e planilhas e falta uma visão geral de onde estão as oportunidades, o MKS Intelligence faz esse trabalho com você: parte do problema do negócio, conecta os dados que a empresa já tem e termina num plano de ação. Se a dúvida é uma pergunta só, como por que as vendas caíram numa linha ou num cliente, o MKS Diagnose resolve de forma mais rápida. Um exemplo de pergunta desse tipo está em como identificar clientes inativos.

O primeiro passo é uma leitura inicial gratuita: uma conversa para entender o seu caso e, em até 5 dias úteis, um resumo com os pontos de atenção e o plano indicado. Veja também a metodologia MKS.